Вы хотели Party? - Руководство проведения вечеринок. Часть 3

Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:

1. На какую категорию публики вы расчитываете на своей вечеринке?
2. Какое потенциальное место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность выбора) проведения вечеринки?
3. Какой формат музыки будет доминировать в течение всей ночи?

Расписание программы лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик ночи - с полуночи до четырех утра. Не стоит ставить одного диск-жокея следом за другим, чувство движения мероприятия должно происходить у людей постоянно, поэтому между сэтом одного диск-жокея, под которого будут работать танцоры со своими номерами, и сэтом следущего, который будет озвучивать, например, показ коллекции модельера, можно сделать выступление музыкантов. А после показа может идти следующий номер, и т.д. Причем следует обратить внимание на то, что если в программе мероприятия присутствует выступление какого-то хэдлайнера (что больше относится к мероприятиям гастрольного характера), оно должно носить "гвоздевой" характер не с той точки зрения, что он просто играет, потому что приглашен, как хэдлайнер, а быть состовляющим звеном концепции и программы, т.е. если это сэт диск-жокея, параллельно его выступление может сопровождаться каким-то ярким шоу, которое бы подчеркивало и одновременно выделяло этот отрезок времени программы (согласитесь, что не один раз хэдлайнеры многих мероприятий не оставляли у нас именно ярких воспоминаний, и совсем не потому, что их выступление было ниже среднего уровня, а потому что оно просто сливалось с монотонностью программы всей ночи).

Информационную поддержку необходимо указывать в плане таким образом, чтобы было ясно, кем она оказывается, на каких условиях, в каком объеме и в каком виде.

Бюджет мероприятия в большинстве случаев - это итоговая цифра всех расходов, связанных с организацией и проведением, но вполне может возникнуть ситуация, когда эту цифру вас могут попросить проконкретизировать по каждому пункту расходов отдельно, поэтому на всякий случай имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов.

Бюджет.

Для того, чтобы определить, какой бюджет у планируемого мероприятия, необходимо выяснить суммы гонораров предпологаемых участников, сумму расходов на рекламу, производство полиграфии (флаеров, афиш), оплату дополнительно задействованных в организации и проведении людей (например, тех же флаерщиков, человека на face control и т.д.).

Откуда берется бюджет на проведение вечеринки? Есть три варианта получения денег на организацию и проведение мероприятия:

1.Спонсоры.
2.Бюджет, выделенный клубом.
3.Собственные средства.

С первым вариантом, думаю, все понятно - условия работы со спонсорами практически идентичны друг другу в большинстве случаев - за финансирование мероприятия спонсор получает рекламу своего брэнда в том объеме, который он выбирает из предложений в спонсорском пакете (составление пакета предложений для спонсоров - это занятие, требующее определенных знаний рекламного рынка и в большинстве случаев - хороших отношений с определенными людьми высоких должностей, от которых зависит согласие компании на спонсирование, поэтому этого вопроса я касаться небуду).
Можно использовать вариант, когда клуб, в котором будет проводиться мероприятие, выделяет частично или полностью (в зависимости от условий организации и возможностей самого клуба) бюджет на организацию и проведение вечеринки, исходя из представленного вами плана мероприятия. При этом будьте готовы к тому, что в случае, если у вас это единственный вариант получения бюджета, может возникнуть ситуация пересмотра отдельных пунктов организации в плане по причине отсутствия возможности (или желания) клуба выделять представленный вами бюджет полностью. В этом случае есть несколько вариантов выхода из этой ситуации: либо программа подбивается под бюджет, который клуб готов выделить на мероприятие, либо вы делите бюджет с клубом, вкладывая оставшуюся часть из своих средств, либо какие-то расходы, которые вы можете покрыть по окончании мероприятия, не связанные с организацией, (например, оплату сэта диск-жокея или выступление музыкантов), вы оставляете на время получения дохода. Если вы намерены до конца идти в проведении именно заранее спланированного мероприятия с определенной программой и выбранное вами место проведения не в состоянии пойти на ваши финансовые условия, при том, что этот вариант вы видите для себя единственным - ищите другой клуб.

Ну и, наконец, последний вариант, когда личные возможности организаторов позволяют и два предыдущих по каким-то причинам становятся невозможными - это вложение личных средств в организацию и проведение мероприятия. Имейте при этом ввиду, что если в двух предыдущих случаях при стечении обстоятельств, повлекших за собой неудачно прошедшее мероприятие, убытки придется считать другим людям, то в последнем случае результат целиком и полностью отразится на вашем благосостоянии - либо пан, либо пропал. К сожалению, иногда события, на организацию которых потрачены большие суммы денег и человекоресурсов, не оправдывают себя, и на то бывает масса разных причин. Но волков бояться - в лес не ходить, поэтому при принятии решения одолеть бюджет собственными силами, у вас, по крайней мере, может появиться дополнительный стимул приложить максимум усилий по организации и проведению вечеринки, дабы потраченные деньги если и не приумножить, то хотя бы вернуть. Именно на этой стадии подготовки и реализации творческий процесс пересекается с бизнес-процессом, что в совокупности и делает клубную культуру клубным бизнесом, совмещая отдых одних людей и зарабатывание на нем денег других. При этом ни в коем случае не ставьте перед собой первоначальной задачу заработать денег, отодвигая на второй план реализацию каких-то творческих идей - это может пагубно отразиться как на мероприятии, так и на отношении к вам, как к организатору. Промоутер - это больше творческая работа, за которую вы получаете вознаграждение в том случае, если сумели воплотить свою идею возможными средствами.

продолжение в следующем выпуске...